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6 Aktuell Rechtstipp Keine Kür sondern Pflicht Doch Datenschutz ist mehr als eine bloße Formalität Unternehmen müssen nachweisen dass sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten Die DSGVO verankert die Rechenschaftspflicht in Art 5 Abs 2 DSGVO Unternehmen müssen beachten • Rechtmäßigkeit Verarbeitung nach Treu und Glauben Transparenz • Zweckbindung und Datenminimierung • Richtigkeit und Speicherbegrenzung • Integrität und Vertraulichkeit Die Geschäftsführung ist verantwortlich für die Umsetzung Sie muss sicherstellen dass Datenschutzmaßnahmen regelmäßig überprüft und angepasst werden Verstöße können geahndet werden Ein durchdachtes Datenschutzkonzept ist daher eine rechtliche Notwendigkeit Ein Datenschutz-Managementsystem DSMS hilft Unternehmen die Anforderungen der DSGVO systematisch umzusetzen • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Dokumentation der Prozesse in denen Personendaten verarbeitet werden • Informationspflichten Transparenzpflichten und Modalitäten der Betroffenenrechte • Datenschutz-Folgenabschätzung Bewertung von Risiken etwa bei neuer Software • Sicherheitsmaßnahmen Schutz vor Datenverlust durch technischorganisatorische Maßnahmen • Datenschutzverletzungen Prozesse zur Meldung an die Datenschutzaufsichtsbehörde und Benachrichtigung der Betroffenen • Benennung eines Datenschutzbeauftragten Ein Datenschutz-Managementsystem ist keine komplizierte Softwarelösung sondern eine strukturierte Herangehensweise an den Datenschutz Sprich es handelt sich um Maßnahmen des Unternehmens die den datenschutzkonformen Umgang mit den personenbezogenen Daten gewährleisten Folgende Maßnahmen sind entscheidend 1 Verantwortlichkeiten klären Datenschutz auf oberster Führungsebene ansiedeln 2 Dokumentation sicherstellen Datenschutzrelevante Prozesse dokumentieren 3 Datenschutz prüfen Prozesse und TOM kontinuierlich evaluieren und verbessern 4 Mitarbeiter sensibilisieren Schulungen um Datenschutzrisiken zu minimieren 5 Technische und organisatorische Maßnahmen Datensicherungen Zugriffskontrollen Verschlüsselung IT-Sicherheit 6 Frühzeitige Einbindung des Datenschutzbeauftragten Datenschutz nicht erst bei Problemen berücksichtigen Ein funktionierendes DSMS und klare Verantwortlichkeiten sind unerlässlich um Risiken zu minimieren das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern zu sichern und durch Prozesse interne Abläufe effizient zu gestalten BaugewerBes exPertin Regina Mühlich ist Geschäftsführerin der Managementberatung AdOrga Solutions Sie ist Expertin für Datenschutz Sachverständige für EDV und Datenschutz sowie Datenschutz-Auditorin und Compliance Officer Als Datenschutzbeauftragte und Compliance Officer berät und unterstützt sie nationale und internationale Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen Exklusiv www buildingnet de baugewerbe 4 2025 Die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO verpflichtet Unternehmen und Betriebe technische und organisatorische Maßnahmen TOM zu ergreifen um personenbezogene Daten zu schützen